Dein Notfallplan für Personalmangel in der Kita

Personalmangel ist in Kitas allgegenwärtig und ist aktuell eines der größten Probleme im Kita Alltag. Bisher beklagen 60 Prozent der Einrichtungen bundesweit unbesetzte Stellen, sogar 90 Prozent haben in den vorangegangenen zwölf Monaten zeitweise mit erheblichem Personalmangel gearbeitet. Das ist natürlich eine sehr große Belastung für alle Beteiligten. Nach einer aktuellen Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) wird sich der Fachkräftemangel in Zukunft auch noch deutlich verschärfen.

Das sind Aussichten, die selbstverständlich nicht sonderlich motivieren. Wie sollen also ErzieherInnen und pädagogische Fachkräfte im Alltag Stand halten und gute Arbeit leisten? Es ist definitiv ein schmaler Grad, denn jede/r möchte sein Bestes geben, aber sich selbst dabei auch nicht verlieren. Noch mehr personelle Ausfälle können einige Einrichtungen kaum verkraften. 

Besonders unvorhergesehene Ausfälle können Konsequenzen mit sich bringen, die in der pädagogischen Arbeit mit Kindern Auswirkungen haben könnten: 

• Minderung oder Wegfall von Teilen des pädagogischen Angebotes, z. B. Vorschulprojekte, Ausflüge 
• Urlaubssperre für neu geplanten Urlaub 
• Umstrukturierung von Dienstzeiten der MitarbeiterInnen (Frühdienst, Kernbetreuungszeit, Mittagessen, Schlafen, Spätdienst) 
• Verschiebung von Pausen
• Wegfall von Teambesprechungen, Elterngesprächen, Vorbereitunsgzeit, Leitungszeiten, verschiedene Zusatzaufgaben
• Einschränkung oder Ausfall von besonderen Angeboten (z. B. Feste) 
• Wegfall von bereits gebuchten Fortbildungsveranstaltungen
• Einsatz von Vertretungskräften 
• Gruppenzusammenlegung oder Gruppenschließung

Bei Fehlen von Erziehern und Erzieherinnen durch unvorhergesehene Krankheit muss am selbigen Morgen durch die Leitung geklärt werden: 

• Wie viel Fachkraftstunden fallen für welchen Zeitraum aus?
• Sind außer der Kernbetreuungszeit auch Frühdienst, Mittagessen, Schlafen, Spätdienst oder Pausen betroffen?
• Welche/r MitarbeiteIn übernimmt die Vertretung?
• Aufgrund der unterschiedlichen Wochenarbeitszeit der Mitarbeiterinnen sind alle Dienstpläne der jeweiligen Kita so verzahnt, dass es bei Krankheiten zu Verschiebungen der Dienstzeiten und zum Aufbau von Überstunden kommen kann. Dies gilt insbesondere bei Ausfall von Vollzeitkräften.
• Wie ist die Haltung? Was sagt der Träger? Darf sich eine erkrankte Person auch am Abend oder z. B. Sonntag Abend melden?
• Mit eingeschränktem Gruppenpersonal kann keine Eingewöhnung von neuen Kindern erfolgen und muss verschoben werden.
• Ist keine Vertretungskraft sofort verfügbar, muss ein/e MitarbeiterIn aus einer anderen Gruppe entzogen werden. Was muss ggf. an dem Tag wegfallen? 
• Kann der Früh- /Spätdienst stattfinden?
• Neue Urlaubswünsche sollten in dieser Zeit nicht berücksichtigt werden. Grundsätzlich muss der Urlaub bis 31.12. des Kalenderjahres genommen werden. Es ist jedoch möglich, in Ausnahmefällen, nach Absprache mit dem Personalamt, den Resturlaub in das Folgejahr übertragen zu können.
• Die Teilnahme an Fortbildungen wird abgesagt.
• Sind keine Vertretungskräfte verfügbar und ist auch keine Zusammenlegung von Kindern in eine Gruppe möglich, kann, soweit vorhanden, die Integrationserzieherin eingesetzt werden. Dieser Einsatz sollte jedoch je nach Schwere der Behinderung des Kindes erfolgen.
• Auch eine Mitarbeiterin aus der anderen Kita kann als Vertretung eingesetzt werden.
• Gruppenzusammenlegung
• Begrenzte Öffnungszeit, z. B. nur bis zum Mittagessen
• Eltern bitten eher abzuholen/zu Hause zu betreuen
• Gruppenschließung

Die Personalampel: Im Empfangsbereich der Kita ist eine Ampel aufgestellt, die Eltern und MitarbeiterInnen den aktuellen Personalstand im Kindergarten anzeigt. Immer wieder treten Personalausfälle in der Kita auf. Überschreiten diese eine gewisse Anzahl an Personen, so sind Maßnahmen notwendig, um die Arbeit mit Ihren Kindern, deren Aufsicht und Sicherheit gewährleisten zu können. 

Das Landesjugendamt gibt vor, dass jede Einrichtung einen Notfallplan bei Personalausfällen vorweisen muss, d. h. bestimmte Maßnahmen müssen ergriffen werden, wenn MitarbeiterInnen fehlen.

Das Personalometer hat drei Spalten:

Anzahl unserer Mitarbeiter/innen: hier wird die jeweilige Anzahl der Mitarbeiter/innen eigetragen

• Von unten (grün) = alle oder fast alle MitarbeiterInnen sind da (optimal)
• Bis oben (rot) = es sind nur noch sehr wenige MitarbeiterInnen da
• Aktuelle Situation: hier wird täglich der Magnet-Button („HEUTE“) in die Zeile der entsprechenden Personalsituation positioniert
• Auswirkungen auf unser pädagogisches Angebot: hier werden die Auswirkungen der jeweiligen Personalsituation auf das pädagogische Angebot eingetragen

Warum ist ein Personalometer sinnvoll? Die Verwendung eines Personalometers hat eine ganze Reihe von Vorteilen, zum Beispiel…

• Transparenz und Ehrlichkeit: Jeder, der in die Kita kommt, kann nun auf einen Blick sehen, wie die heutige Personalsituation ist – und welche Konsequenzen dies für das pädagogische Angebot hat. Beispiel: falls an einem Tag nur wenige MitarbeiterInnen anwesend sind, können Eltern selbst entscheiden, ob sie ihr Kind heute vielleicht lieber zuhause betreuen – ohne, dass ihr sie explizit daraufhin ansprechen müssen
• Dokumentation dem Träger gegenüber: Indem ihr zum Beispiel jeden Tag ein Foto von eurem Personalbarometer macht, könnt ihr eurem Träger ganz leicht zeigen, wie eure tatsächliche Personalsituation ist. Dadurch könnt ihr ihn mit in die Verantwortung nehmen – ohne komplizierte Aufzeichnungen und Dokumentationen.

Der Personalmangel ist ein aktuelles Problem, aber es wird auch längerfristig eines bleiben. Um dennoch als Team und Einrichtung zu funktionieren, empfehlen wir folgendes: 

• Neue Strukturen müssen geschaffen werden
• Über bestehende Strukturen nachdenken und vorsorgen
• Notfallpläne für die eigenen Strukturen etablieren, das Team mit einbeziehen und mit den Eltern transparent kommunizieren
• Notfallideen (z. B. einen Notfallkoffer mit Spielideen) für die Kinder/den Alltag parat haben 

In unserer Fortbildung erfährst du noch mehr zum Umgang mit Personalmangel in der Kita. Sie ist für ErzieherInnen und pädagogische Fachkräfte gedacht und dient als Informationsaustausch über Gegebenheiten bei Personalausfall im Kita Alltag, informiert über den transparenten Umgang und die Einbeziehung der Eltern und die Vermittlung von Hintergründen zu rechtlichen Vorgaben.